11 SETT LØSNINGEN UT I PRAKSIS

De fleste problemløsere er klar over at en god løsning ikke er noen garanti for at problemet vil bli løst på en vellykket måte.
A.B.VanGundy

Viljen er halve verket.
Ordspråk

Hvis du kjenner begynnelsen godt, vil slutten ikke bekymre deg.
Ordspråk

LØSNINGENE SKAL GJENNOMFØRES

Mange gode ideer blir bare det. De blir aldri satt ut i livet. Det er bedre at en middels god ide' blir realisert enn at en kjempegod ide' blir polert i det uendelige til den blir mer og mer perfekt.

Det er funnet mange gode løsninger som aldri er blitt omsatt i praksis. Mange nyttårsforsetter er gode eksempler på dette.

Når vi løser vanskelige problemer, blir vi lett entusiastiske når vi har funnet en løsning. Vi føler at nå er problemet løst. Men planlegging av den praktiske gjennomføringen er også en del av løsningen. Og en løsning er egentlig ikke ferdig før den er gjennomført. Det betyr at det også må settes opp en plan for gjennomføringen.

Planlegging og gjennomføring av større og mindre prosjekter omfatter mye mer enn kreativitet og problemløsning. Vi skal i liten grad ta opp disse emnene; vi begrenser oss til de sidene som har med vårt tema å gjøre.

I noen tilfeller vil en grundig gjennomtenkning av handlingsplanen være det viktigste elementet i løsningen av problemet.

LØSNINGEN AVHENGER OGSÅ AV GJENNOMFØRINGEN

Den løsningen som totalt sett er den beste, er den som gir det beste resultat når den er gjennomført. Det vil si at den som ser best ut på et tidligere stadium i prosessen, ikke alltid viser seg å være best når vi også har tatt hensyn til gjennomføringen.

Løsningen er ikke uavhengig av den praktiske gjennomføringen. Det viser seg ofte at det er nødvendig med forandringer når vi skal sette en løsning ut i livet. Dette betyr at vi tilpasser løsningen til gjennomføringen. Vi kan allerede ha tatt hensyn til dette da vi fant kriterier for løsning eller aksept. Men ofte finner vi også nye ting når vi ser spesielt på gjennomføringen.

Det finnes mange hindringer som kan stoppe selv den beste løsning. Noen står vi selv for. Andre skyldes den gruppa eller det miljøet vi er i. De fleste bedrifter har innebygde mekanismer som hindrer at ideer blir gjennomført. Noen er plassert der med hensikt, mens andre er utilsiktede. Det finnes også hindringer som ligger utenfor det miljøet vi arbeider i. Å overvinne hindringer mot gjennomføringen er like viktig som alle de andre trinna i problemløsningsprosessen.

ANALYSER GJENNOMFØRINGEN

Siden vi vet at gjennomføringen av en løsning kan støte på hindringer, kan vi ta hensyn til dette på forhånd. Det er det vi forsøker å gjøre når vi finner svakheter ved ideen og bearbeider dem ut fra disse. Å tenke over av gjennomføringen av løsningen kan avdekke nye problemer som vi også må ta hensyn til. En analyse av hva som kan støtte eller hindre gjennomføringen av løsningen kan gi oss nye kriterier som løsningen kan tilpasses.

En grundig gjennomtenkning av handlingsplanen kan derfor også avdekke nye krav som løsningen bør oppfylle.

Gjennomføringen av en løsning vil selvsagt være svært forskjellig for forskjellige problemer. Vi skal gi noen tips om hva det kan være lurt å gjøre i en del tilfeller.

- Finn ut alt som må gjøres før løsningen er gjennomført.

- Finn alle personer som kan påvirke gjennomføringen. Hvordan kan de påvirke? Hva er deres holdninger, motiver osv.?

- Lag en oversikt over hva som trengs av ressurser. Ressurser kan bety: tid, penger, folk, utstyr, informasjon, myndighet, makt, autoritet, motivasjon, muligheter, vilje osv.

- Vil de nødvendige ressursene være tilgjengelige på det tidspunktet da de trengs?

- Finnes det interessemotsetninger? Er det noen som ønsker at løsningen ikke skal bli gjennomført? Er det andre motsetninger og konflikter som kan ha virkning på gjennomføringen? Også personlige? Foregår det maktkamper som kan være til fordel eller til hinder? Disse spørsmålene bør vi stille for gjennomføringen av hele løsningen og for deler av den. Tilsvarende spørsmål ble stilt i akseptfasen. Men det kan være sider ved gjennomføringen av løsningen som vi ikke vurderte på denne måten da.

- Hvordan vil løsningen stemme overens med det som er vanlig? Vil den støte an mot vanetenkning, etablerte prosedyrer og vanlig motstand mot forandringer?

- Ikke alle deler av løsningen er like viktige. Hva er det som er viktigst å få gjennomført? Hva er vi villige til å ofre for å få gjennomført andre deler av løsningen?

- Ikke alle hindringer er like sannsynlige. Hvor stor risiko er det for at de forskjellige tingene kan gå galt? Det er som regel ikke mulig å si noe eksakt, men en god gjetning er bra nok.

- Kriseplaner og forholdsregler kan være nødvendig for visse typer problemer. Hvis de er det, må vi finne ut når det er nødvendig å sette inn alternative planer. Disse bør utarbeides på forhånd i den grad det er nødvendig.

- I hvilken grad kan løsningen og handlingsplanen stå på egne bein? Hvor mye må forklares eller forsvares før den kan gjennomføres?

- Hva slags kontroll, og hvor mye, er nødvendig under gjennomføringen?

SETT OPP EN HANDLINGSPLAN

Å sette opp en handlingsplan kan i seg selv ses på som et problem eller en oppgave. Denne oppgaven kan vi gå løs på med de metodene vi har gjennomgått, i den grad det er behov for det. Det kan være nyttig i enkelte tilfeller. I andre er det tilstrekkelig å bruke mer fastlagte metoder. Vi kan bruke de fleste av de metodene vi har gjennomgått. For eksempel vil bruk av andres synsvinkler ofte gi nyttige tips.

De viktigste stikkordene for å sette opp en handlingsplan kan oppsummeres med spørsmålene:

- Hvem?

- Gjør hva?

- Hvordan?

- Når?

Handlingsplanen bør være spesifikk og konsis. Den bør omfatte planer for hvordan folk skal informeres, og retningslinjer for rapportering av framdrift og kontroll. Tilbakemeldinger underveis kan være viktige i enkelte prosjekter. Planer for hva som skal gjøres hvis noe avviker fra de opprinnelige planene, kan også være nødvendige.

En handlingsplan vil også føles mer forpliktende av dem som har vært med på å utarbeide den, enn hvis en ikke har noe fast å holde seg til.

SAMMENDRAG

Problemet er ikke løst før løsningen er gjennomført i praksis. Løsningen av et problem omfatter derfor også å sette opp en plan for gjennomføringen, og selvsagt å sette planen ut i livet.

Den beste løsningen er den som gir det beste resultatet når den er gjennomført. Å tilpasse løsningen til gjennomføringen er derfor en viktig del av problemløsningsprosessen.

De viktigste spørsmålene å svare på i forbindelse med at vi setter opp handlingsplanen, er:

- Hvem?

- Gjør hva?

- Hvordan?

- Når?

Gjennomarbeiding av handlingsplanen kan avdekke nye problemer og krav som løsningen må tilpasses. Disse kan bearbeides med de metodene og teknikkene vi har gjennomgått før.

Når vi arbeider med handlingsplanen, kan vi gå tilbake til et hvilket som helst trinn i prosessen hvis vi har behov for det.

OPPGAVER

1

Arbeid deg gjennom et av de problemene du tidligere har satt opp for deg selv. Eller finn en annen oppgave å arbeide med. Legg spesiell vekt på å utarbeide en handlingsplan.

2

Sett opp en plan for å skaffe deg selv flere kunnskaper og ferdigheter. Formuler først hensikten med dette. Arbeid deg så gjennom problemet ved hjelp av CPS metoden. Legg spesielt vekt på handlingsplanen.

3

Se på deg selv som et "produkt". Løs oppgaven: Hvordan kan jeg ha mer glede av meg selv?